如何高效管理团队(高绩效团队建设的6大要素)

如何成为既高效又成功的管理者?如何打造高效的团队?提高组织绩效的最有效方法是什么?……这些都是管理要时刻面对的课题。你的团队属于哪种类型?团队有很多种,不同团队的差异性对诊断你的团队有重要意义。

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1.任务型/行动型团队。为具体的任务和明确的目标而建立,例如应对突发危机。这类团队开会少,行动多。

2.解决问题型团队。这类团队必须花时间明确地定义任务,确定团队的工作方式、成员职责以及出现不同问题时如何做出决策。营销常务委员会、战略规划小组以及企业内部的咨询团队,都属于这一类。

3.创新型/创意型团队。这类团队需要各成员拥有独特的信息、自主性以及足够的时间,去通过彼此的碰撞创造出创新的理念和做法。

4.治理型团队。这类团队对一个组织负责,通过制定战略、政策以及监督组织的绩效来控制组织,例如董事会、理事会等。这可能不是我们通常意义上的非常高效的团队,因为它的责任是不一样的。

无论何种团队,至关重要的一点是要诊断团队的目的:

团队的共同目标是什么?

团队的客户是谁?

将会用什么标准衡量团队的绩效?

另外,还要注意不要过多地将之前的经验带到新的不同类型的团队中。

团队有哪些优势有利于组织绩效?

1.共享心智

有时我们说团队因为多年合作而产生了一种默契,这其实就是一种共享心智模式——我们知道合作的共同目标,如何更好地集思广益和创新。团队成员长时间在一起,将不同的知识应用于任务,信息分享越充分,并且认为与其他成员合作能取得更高绩效,这都有助于共享心智模式的建立。

2.多元融合,促进创新

由于团队将不同知识背景的人汇聚在一起,因此在整合不同视角、激发更多创意方面更有优势。团队成员之间的争论,如果不是太过激烈,并且不在团队工作的早期出现,团队的绩效就会更好。

3.支持授权,促进敬业

一些组织减少了管理者层级,将一些管理者的工作授权给自我管理型团队。这样的授权能降低成本、加快决策速度,同时也能激发员工的积极性和敬业度。

如果团队没有很大的自主性,或没有所需的信息,就会导致成员产生挫折感和玩世不恭的态度。

团队有哪些劣势可能影响组织绩效?

1.过程损失

团队的一大挑战是完成双重任务,一是要成功完成团队任务,二是要与其他团队成员互动,从而确保人们所有相关的专业技能用于完成任务,这被称为“团队合作任务”,包括达成共识、融合创意、监督成员绩效、管理冲突、建立成员信心等。这也是许多人觉得团队令人恼火的原因。如果这些任务没有完成好,就产生“过程损失”。

打造高效团队,管理者需要把握六大要素2.耗时性

一个人做决策最快,两个人做决策需要商量着做,三个人做决策时间会更长。因此,除了行动型团队,其他类型的团队都必须进行团队合作方面的训练,想办法管理好自己的时间,尤其是需要设定现实合理的中期期限,在任务中途重新评估工作是否足够聚焦、时间利用是否合理,防止挫折感和恐慌的产生,这对不清晰的任务尤其有帮助。

3.团队成员可能会工作懒散

有的成员在工作中偷懒,觉得其他成员会收拾烂摊子,这就是社会惰化,出现社会惰化的原因如下:

团队成员缺乏责任心;

团队成员感觉受到了不公正对待;

个人贡献难以区分;

团队成员的贡献不受重视或得不到奖励;

团队成员认为被他人利用。

打造高效团队,管理者需要把握六大要素4.团队会做出更多极端决策

一般来讲团队会做出更多极端决策,因为大家觉得我们是一个团队,貌似谁都不需要为这个结果承担责任;或者因为觉得团队凝聚力强、战无不胜,而去做出风险更高的决策;或者为了保持安全,做出更保守的决定。

这种群体极化,源于我们不愿意当面反对他人的意见,以及拿不定主意时需要寻求他人的指引。

5.和谐而非绩效变成主要任务

当你需要花很多时间在一个小团队之中工作时,与他人发生冲突会是很痛苦的事。于是,很多人会努力维系与其他成员的关系,使和谐变成团队的主要目标,而团队绩效会因此受到影响。尤其是在人际互动方面特别看重和谐的东亚文化中,这种倾向的危害会更大。

解决这个问题的一种方法是,指派团队成员中的一人或几人,负责让团队聚焦于任务。

如何实现团队高效管理?

1.找到合适的成员

如果你问我管理者最重要的一个职责是什么?我的回答是:招聘,选择合适的人——这是管理者最重要但也是最容易被忽略的工作。

当我们去招募和组建团队的时候,不是看这个人合不合适,而是这个群体在一起能不能更好地互动、产生共识,是否能够让大家在多样化中受益。

要避免的一个坑是Team faultlines(团队断裂)。因为团队成员的社会类别多有不同,当在年龄、学历背景、性别等要素上形成了明显的极端和小群体时,就形成了所谓断裂,这会加剧冲突,降低信任度。

因此,团队多样化程度越高,越有必要在初期花时间建立共同的目标和流程,从而形成认同感,克服团队断裂带来的过程损失。

2.找到合适的规模

一般来说,规模小的团队更容易管理,所谓的小团队大约是两人以上到六七人的规模,小团队的识别度也会比较高。

团队规模越大,团队成员发现隐藏信息问题、建立共享心智的时间越长,更需要协调合作。但有足够大的规模,才可能形成团队的多元化。

如果你有一个20人以上的团队,应该怎么带?那一定要把协调工作做在前,通过结构性的流程管理保持成员的动力。比如采取小型组织型的架构,在组织中设立层级或独立小团队;在小群体中,需要建立明确的流程,以确保它能与整个大团队分享信息。

3.保持相对稳定

成员稳定的团队,形成了共享的心智模式,也更加灵活,不需要反复就团队目标和工作方式达成一致,因此团队绩效更好。

但是,过于稳定也会产生问题。成立五年以上、成员不变的团队,其绩效会下降,因为这样的团队容易自满,阻碍创新和创意的产生。所以,要保持相对的稳定和一定的动态,促使团队更高效。

4.做高效的团队领导者

这个团队领导者可以是任命的,也可以是自然产生的。要成为高效的团队领导者,可以对照下列清单自我检视。

5.平衡个人和团队的目标

所有团队都会遇到个人目标与团队目标之间的潜在冲突。说到底,之所以出现这一问题,是因为不同的激励体系相互矛盾。

当团队给予的激励与团队内部的相互依赖程度匹配时,团队绩效就会更好:

内部互相依赖程度高的团队,给予员工更多基于团队的奖励;

相互依赖程度低的团队,给予员工更多个人奖励。

6.产生有凝聚力的团队

下列四个方面能加强团队的凝聚力:

开展阶段性团队建设活动。团建一定要是一个能把心里话说出来的活动,这才叫团队建设。但需要注意的是,团建未必能解决所有冲突性的问题。

一起庆祝团队的成功。

把同步性活动定位常规。

共同的敌人,或一个真实存在的竞争对手,也能激发凝聚力。

 

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